Opleidingen inkopen onder de drempel: wat wel en niet mag

De meeste opleidingsopdrachten van overheden zijn kleiner dan het Europese drempelbedrag. Bij inkopers en bij aanbieders leeft het idee dat er dan niets geldt en dat de opdracht gewoon aan een bekende partij kan worden gegund. Dat klopt niet en het misverstand kost beide kanten geld.

Wat er onder de drempel geldt

Ook onder de drempel blijft een aanbestedende dienst gebonden aan de beginselen van het aanbestedingsrecht. Gelijke behandeling, non-discriminatie, transparantie en proportionaliteit. Daarbovenop hebben vrijwel alle overheden eigen inkoopbeleid met eigen bedragen waarboven meerdere offertes moeten worden gevraagd.

Dat leidt tot een praktijk met een trap. Bij kleine bedragen mag enkelvoudig onderhands worden gegund, dus rechtstreeks aan één partij. Daarboven volgt meervoudig onderhands, waarbij een beperkt aantal partijen wordt uitgenodigd. Daarboven een nationale procedure met openbare aankondiging. En boven de drempel de Europese procedures. Zie lagere drempelbedragen.

Voor een aanbieder is meervoudig onderhands de belangrijkste categorie, want daar wordt het meeste opleidingswerk verdeeld. Je wordt uitgenodigd of je wordt niet uitgenodigd en die keuze wordt gemaakt op basis van wat de inkoper van je weet. Dat is een reden om zichtbaar te zijn bij inkopers voordat er een uitvraag ligt.

Waarom opdrachten niet zomaar geknipt mogen worden

Een aanbestedende dienst mag een opdracht niet opsplitsen met het doel om onder een drempel te blijven. Wat wel mag en zelfs wordt aangemoedigd, is een opdracht in percelen verdelen om hem toegankelijk te maken voor kleinere partijen. Het verschil zit in het doel: ontwijken mag niet, toegankelijk maken wel.

Voor opleidingsopdrachten pakt dat vaak gunstig uit. Percelen worden geknipt naar thema of doelgroep, bijvoorbeeld leiderschap, vakinhoud, digitale vaardigheden en veiligheid. Een gespecialiseerde aanbieder die op één perceel sterk is, hoeft dan niet de hele catalogus te kunnen leveren.

Waar leveranciers zich op verkijken

De raming is het totaal, niet het jaar. Bij een raamovereenkomst telt de hele looptijd inclusief verlengingen. Een contract dat per jaar klein oogt, kan als geheel ruim boven een drempel liggen.

Een raamovereenkomst is geen omzetgarantie. Je wint het recht om mee te doen, niet de opdracht. Bij een raamovereenkomst met meerdere partijen volgen daarna nadere opdrachten, soms via een minicompetitie, soms via een rangorde. Wie zijn capaciteit inplant op de geraamde waarde van een raamovereenkomst, komt bedrogen uit.

Eisen en wensen zijn niet hetzelfde. Een eis moet je halen, anders lig je eruit. Een wens levert punten op. Aanbieders schrijven hun beste verhaal vaak bij de eisen, waar het niets oplevert en houden het kort bij de wensen, waar de score wordt gemaakt.

Een keurmerk kan niet zomaar als eis. Een aanbestedende dienst mag kwaliteitseisen stellen, maar moet gelijkwaardige bewijsmiddelen toelaten. Een uitvraag die letterlijk één keurmerk verplicht stelt, is aanvechtbaar. Voor de kwaliteitsinstrumenten die in deze markt gebruikelijk zijn, zie vernieuwd NRTO-keurmerk krijgt tussentijdse beoordeling.

Social return komt bovenop je prijs. Veel overheden vragen om een percentage van de opdrachtsom dat wordt besteed aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Reken dat door voordat je inschrijft, want achteraf onderhandelen kan niet.

Voor inkopers

De meest gemaakte fout aan inkoopzijde is het opstapelen van eisen die niet in verhouding staan tot de opdracht. Een omzeteis van een veelvoud van de opdrachtwaarde, drie referenties van vergelijkbare omvang en een reeks certificaten. Elk voor zich verdedigbaar, samen een muur waar precies de gespecialiseerde kleine aanbieder tegenaan loopt die je zocht.